Mesa – papel = produtividade

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Quem trabalha em um home office deve tomar muito cuidado para que papéis acumulados e objetos inúteis não atrapalhem o fluxo do trabalho e não ultrapassem os limites do escritório, contaminando a “home” com as coisas do “office”. Algumas regras simples e poucos minutos diários podem ajudar a manter o espaço sempre limpo e organizado, aumentando o bem-estar e a produtividade no escritório. Para começar, tenha em mãos um grande saco de lixo e uma respeitável lixeira. Comece a coletar papéis à esmo e perceba que quase a metade deles não deveria estar na mesa, mas na lata de lixo reciclável. O livro “The Home Office Sollution” sugere algumas perguntas a serem feitas se há dúvida em se jogar algo fora:

1. Eu REALMENTE preciso disso? (caso a resposta seja NÃO: jogue imediatamente no lixo).

2. POR QUÊ eu preciso disso? Seja honesto e não se engane: se a resposta não for um argumento racional, mande pro lixo.

3. QUANDO eu vou precisar disso? Se você não souber precisar uma data específica, provavelmente este dia nunca vai chegar: LIXO!

4. ONDE isso pode ser COLOCADO? Ajuda a determinar onde o item (que passou pelos filtros anteriores) pode ser guardado.

5. ONDE isso pode ser facilmente ENCONTRADO? Não adianta guardar algo, se você não sabe onde ele está na hora que precisar.

O processo de organização e limpeza do escritório não deve ser interrompido. Não pare o processo para atender um telefonema, enviar um “clipping” encontrado para o cliente por fax ou ficar olhando nostálgico para um pedaço de papel. Mantenha o ritmo de arrumação e só pare para arquivar algo em um espaço já determinado para esta finalidade. Se não quiser esquecer de algo que lembrou no processo de arrumação, tenha uma folha de papel e uma caneta prontos, anote os lembretes e volte ao serviço.

Outra boa dica é criar uma pilha para itens que precisam ser devolvidos (livros e revistas emprestadas, materiais anexos ao “briefing” de um cliente, ou algo que você não precisa mais mas que pode ser do interesse de outra pessoa).

Ao completar sua arrumação, você provavelmente terá em mãos três coisas úteis: uma mesa limpa, uma lista de coisas para serem feitas e uma perspectiva das coisas.

Para quem é inseguro para jogar coisas fora, o livro ainda traz o macete da “pré-lixeira”, onde você pode jogar as coisas das quais não tem certeza de que quer se livrar. Após algumas semanas, faça uma nova filtragem. É uma oportunidade de dar uma segunda chance para algum item. Mas se você não sentiu falta de algo que está ali dentro: mande para o lixo definitivo. Lembre-se de avisar para outras pessoas e eventuais diaristas que este é um lixo que só pode ser esvaziado por você. E não se esqueça de jogar somente papéis ali dentro. Ninguém precisa do cheiro de um pote de iogurte azedo hà semanas perfumando seu escritório…

Grande parte do tempo de uma arrumação é perdido pensando onde deve ser arquivado cada documento. Este problema pode ser solucionado ao se definir um local – ou móvel – do escritório para colocar um sistema de arquivos com pastas onde serão guardados os documentos mais importantes do escritório. No meu caso, tenho três arquivos com temas distintos: a. Clientes (com pastas separadas para cada cliente onde guardo o material de pesquisa e CDs com informação); b. Contas e faturas (separadas por tipo de conta e impostos pagos); c. Contratos e d. Amostras (“biblioteca” de materiais impressos e imagens que eu uso para pesquisa).

Outras dicas de arquivamento:

1. Nomeie cada pasta com a primeira palavra que vem em mente ao pensar nos documentos que serão incluídos nela. Esta provavelmente será a palavra que você vai pensar para encontrar o que procura. Cores também ajudam para otimizar o tempo de busca por um documento.

2. Crie “sub-pastas” dentro de cada pasta, para facilitar ainda mais sua procura.

3. Agrupe pastas relacionadas: clientes com clientes, artigos junto com artigos, etc.

4. Tenha espaço de sobra. Não adianta nada ter um arquivo, se não cabe mais nada neles. Invista em um arquivo espaçoso e não se deixe levar pela tentação de arquivar tudo que você tem medo (ou pena) de jogar fora.

5. Limpe as pastas a cada quatro meses, jogando fora os documentos que julgar desnecessários.

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