FAQ sobre teletrabalho

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Texto muito interessante extraído do site da Sobratt (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades) com perguntas e respostas sobre o assunto.
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Com a finalidade de melhor esclarecer as dúvidas sobre teletrabalho, Mello (2000) traduziu algumas das perguntas mais freqüentes respondidas por Gil Gordon, especialista americano que presta consultoria em Teletrabalho desde 1982.

A. Administração e Informações Gerais

(1) Quais são as preocupações com a segurança e confidencialidade relativas ao teletrabalho?

Certas organizações – como bancos e outras instituições financeiras, órgãos governamentais e empreiteiras – precisam se preocupar com esta questão muito mais do que a maioria das empresas. Existem os seguintes aspectos que devem ser levados em consideração:

Se os funcionários podem sair de suas empresas levando relatórios, desenhos, disquetes, arquivos etc., em seus bolsos ou pastas (como quase sempre fazem), então, não é correto dizer que o teletrabalho representa um risco de segurança novo e diferente.
Há uma série de soluções em termos de “hardware” e “software” para manter a segurança dos materiais e informações da empresa que estão sendo trabalhados à distância. Elas não são totalmente seguras, pois nada é seguro. Contudo, são barreiras razoáveis e prudentes aos acessos não permitidos.

Se você selecionar as pessoas certas para serem teletrabalhadores e (se necessário) fornecer a elas um arquivo de pastas com chave para sua casa, orientá-las sobre suas responsabilidades em manter as informações confidenciais e protegidas, você montou um razoável esquema de segurança.

Existem algumas tarefas (todavia, menos do que a maioria dos gerentes imagina) que, provavelmente, não devem ser executadas à distância, não importando quantas medidas preventivas sejam adotadas. Mesmo que você possua um esquema de segurança funcionando, a cúpula da empresa pode simplesmente não se sentir segura em ter o trabalho realizado longe do escritório central. Se este for o caso, então é geralmente melhor executar as tarefas dentro da própria empresa.

(2) Como o teletrabalho se encaixa em outras formas de local de trabalho flexível?

Não é por acaso que muitas empresas que utilizam o teletrabalho também estão tornando disponíveis opções como compartilhamento de tarefas (“job-sharing”), meio expediente, (“part-time work”) semanas reduzidas de trabalho, (“compressed work weeks”) horário flexível (“flextime”) etc . Todas elas têm em comum a idéia de que a flexibilidade apropriada é adequada tanto para a empresa, como para os funcionários. Em geral, as empresas que estão estruturadas na rotina 9:00 às 17:00, onde todo funcionário deve trabalhar período integral e ser ‘normal’, estão caminhando para a desatualização – e, também, perdendo uma boa oportunidade para atrair e reter profissionais de alto nível que precisam de mais flexibilidade para o desempenho da sua atividade profissional.

(3) Qual é a diferença entre “Telecommuting” e “Telework”?

Isto tem sido assunto de inúmeros debates, artigos e material acadêmico – e, que na opinião de Gil Gordon, a diferença é mínima. O termo “Telework” tende a ser mais utilizado na Europa, enquanto que teletrabalho é mais usado nos Estados Unidos. Algumas pessoas preferem a palavra “Telework” porque é uma descrição mais exata do conceito – o prefixo “tele” significa “distância”, portanto, “Telework” significa “trabalhar à distância”. Os defensores do “Telework” também acreditam que teletrabalho possui uma conotação muito forte sobre o aspecto de “Commuting” e o “Telework” é um termo mais abrangente e inclusivo. Deve-se, no entanto, evitar esta discussão, seja lá como se deseja chamá-lo, pois o conceito latente é o mesmo: descentralizar o escritório e utilizar formas diferentes para levar o trabalho aos funcionários. Não faz muita diferença como você o chama – desde que o pratique adequadamente.

(4) “Minha organização realmente enfatiza o trabalho em equipe – o teletrabalho não interfere na habilidade da equipe em trabalhar junta?”

Não necessariamente. Há muitas formas para que os membros da equipe trabalhem juntos sem estarem juntos. Além disso, a maioria das equipes tem algum trabalho que seja de colaboração pela sua própria natureza mas, pelo menos, grande parte dele é feito individualmente. A solução para utilizar o teletrabalho num ambiente de equipe, é organizar o trabalho de forma tal, que boa parte da atividade individual seja reservada para os dias de teletrabalho, enquanto que a colaboração ocorre quando todos estão no escritório. Isto pode significar, por exemplo, que a equipe decida ter todos os seus membros no escritório na 3ª feira ou 6ª feira para assegurar que haja tempo suficiente para que trabalhem juntos.

Mesmo quando os membros da equipe estejam praticando o teletrabalho, ainda assim é possível colaborar à distância, através de telefonemas individuais, conferências telefônicas, e-mail, “groupware” e fax – cinco ferramentas que podem ser utilizadas.

Por último, tenha em mente que o trabalho em equipe é muito bom até um certo ponto – quando o trabalho precisa ser feito em equipe, há o risco de que as tarefas levarão mais tempo e o que deve ser responsabilidade de uma pessoa pode prejudicar o desempenho dos outros membros da equipe. Quando alguns dos membros da equipe estão praticando o teletrabalho, podem ajudar a equipe a focalizar suas tarefas e decidir quais realmente são adequadas à discussão e ao trabalho da equipe – e quais devem realmente ser feitas individualmente em casa.

(5) Nos Estados Unidos não está em desuso a lei federal sobre teletrabalho e o “carpooling”(*1)? Por que ainda se discute esta questão como motivo para as empresas implantarem o teletrabalho?

Em 23 de dezembro de 1995, o Presidente Clinton assinou uma lei que mudou dramaticamente os termos das emendas de 1990 à Lei do Ar Limpo, (“Clean Air Act”),que eram responsáveis por obrigar a empresa a realizar programas de redução do “Commuting” de carro. Contrário ao que muitas pessoas acreditam, jamais houve qualquer item na lei que exigisse o teletrabalho – foi apenas uma forma recomendada de satisfazer as metas para reduzir as idas e vindas ao trabalho.

A nova lei reduz o número de idas e vindas do “commuter” de carro em áreas extremamente poluídas de forma voluntária e não obrigatória. Assim sendo, grande parte da pressão no nível federal foi eliminada, mas as normas regionais ou estaduais bem podem estar em vigor. Sem dúvida, o teletrabalho ainda é uma ótima forma de retirar os carros da rua e poluição dos pulmões – mas os motivos mais convincentes para as empresas têm pouco a ver com as leis, e, tudo a ver com economizar dinheiro, melhorar a eficácia dos funcionários, reduzir as necessidades de espaço na empresa, ampliar o horário de atendimento ao cliente e recrutar e reter funcionários talentosos.
(*1) Grupo de pessoas que viajam juntas principalmente para o trabalho ou escola, normalmente utilizando o carro de um membro diferente em cada dia. No Brasil, este programa é conhecido como Transporte solidário

(6) Deve-se exigir dos funcionários que comprem seu próprio equipamento?

Geralmente, as empresas que suprem os teletrabalhador com equipamento e outros itens são vistos como fornecedoras dos recursos para desempenho do seu trabalho, como sempre acontece na empresa. Em alguns casos, solicitou-se – ou até exigiu-se – aos funcionários que comprassem seu próprio computador pessoal, como uma condição de participar no teletrabalho. Isto pode causar dificuldades concretas para alguns funcionários. Se o orçamento da empresa para a aquisição dos equipamentos é limitado, tem-se as seguintes alternativas:

Os funcionários que já possuem seu próprio computador pessoal em casa e estão dispostos a utilizá-lo;

A aquisição para os funcionários, (com desconto na folha de pagamento como forma de redução de custos). Tenha em mente que, em alguns casos, é melhor levar o computador pessoal que está na mesa do funcionário da empresa para casa dele, pois é aí onde poderia ser melhor utilizado, para beneficio mútuo.

(7) Parece que o teletrabalho é limitado às grandes empresas – isto é verdade?

Realmente, é o oposto. Ainda que se divulgue que o teletrabalho se encontra nas empresas classificadas na “Fortune 500”, a maioria da atividade do teletrabalho ocorre nas pequenas empresas. Boa parte do emprego nos Estados Unidos e em muitos outros países está nas pequenas empresas e não está necessariamente concentrado nas organizações de grande porte. As pequenas empresas podem adotar inovações mais rapidamente, estão freqüentemente sob pressão para reduzir custos ou reter pessoal-chave e não têm que lutar com volumosos manuais de políticas e infindáveis reuniões de comitês, antes de fazer mudanças para introduzir o teletrabalho.

(8) Nos Estados Unidos o teletrabalho ainda está sendo utilizado principalmente para reduzir o congestionamento do tráfego?

De modo algum. De fato, isto tornou-se um benefício secundário – embora ainda seja muito importante. Não há dúvida de que o teletrabalho reduz a quantidade de carros na rua e diminui a poluição do ar, mas não é o motivo principal pelo qual os funcionários o utilizam(*2) . Gil Gordon sustenta que empresas modernas, ao compreender os verdadeiros benefícios organizacionais do teletrabalho, o utilizarão porque faz sentido para elas – e neste caso, ajudará a retirar os carros das ruas e estradas congestionadas.

(*2) Em São Paulo, em 1997, foi iniciada a Operação Rodízio 97 pela Secretaria de Estado do Meio Ambiente, que tem como objetivo reduzir o número de carros nas ruas para melhorar a qualidade do ar considerada uma das cidades mais poluídas e congestionadas do mundo. Atualmente a Prefeitura da Cidade de São Paulo, adota o rodízio, que funciona alternadamente com o rodízio implantado pelo Governo do Estado, e, que busca alcançar os mesmos objetivos.

(9) Qual é o número certo de dias por semana para utilizar o teletrabalho?

Não há um número ‘certo’ de dias. Normalmente, parece funcionar melhor quando varia numa faixa de um a três dias por semana, em média. Em alguns casos, poderiam ser mais dias, mas existem problemas potenciais quando se faz em quatro ou cinco dias por semana, pois torna-se difícil continuar a se sentir como funcionário da empresa, participar de reuniões nas quais se precisa comparecer, e complicar a logística de levar e trazer trabalho do escritório para casa.

(10) Contudo, o que acontece se o trabalho varia muito de semana para semana?

Neste caso, pode-se pensar melhor sobre o número de dias do teletrabalho por mês e não por semana. Numa certa semana, pode-se executar o teletrabalho em um dia, ou mesmo nenhum dia e na outra, trabalhar quatro dias. O segredo é trabalhar onde se trabalha melhor, em qualquer dia, dependendo de sua carga de trabalho e de suas preferências. Uma média mensal de oito ou doze dias significa dois ou três dias por semana, mas, pensar em termos do mês inteiro dá às pessoas muito mais flexibilidade.

(11) Não há grandes riscos de responsabilidade para a empresa?

Não necessariamente. Por exemplo, há um temor freqüente pelo aumento de responsabilidade do funcionário, mas, com a devida combinação de treinamento, prevenção e inspeção, estes riscos são enormemente minimizados e podem ser facilmente gerenciados. Da mesma forma, as preocupações com roubo do equipamento de casa são exageradas e com algumas precauções, este risco também pode ser minimizado.

(12) Os teletrabalhadores não chegam a um ‘beco sem saída’ em suas carreiras?

Ao mesmo tempo em que as pessoas acreditam que isto é verdade, não há evidências que comprovem esta preocupação delas ficarem “por fora”, porque não estão no ambiente de trabalho. Uma vez que os teletrabalhadores ainda continuam indo ao escritório normalmente, eles não desaparecem. Além disso, o treinamento tanto para teletrabalhadores quanto para os gerentes, deve incluir sugestões sobre gerenciamento de carreira à distância. Neste sentido a maioria dos gerentes dos Teletrabalhadores é freqüentemente mais passível de promoção, isto porque a experiência de trabalhar à distância, ajuda a demonstrar sua capacidade de ter mais responsabilidade.

(13) Quais são as tendências no crescimento do teletrabalho?

Os Estados Unidos atualmente parecem estar numa curva de crescimento constante, com aproximadamente 11 milhões de teletrabalhadores. O teletrabalho também está crescendo em muitos países europeus, asiáticos e no Canadá. Contudo ainda está longe o dia e que todos estarão trabalhando em casa usando calças jeans; por outro lado, estão desaparecendo rapidamente os dias de todos irem ao escritório na empresa, nos cinco dias por semana.

(14) “A direção da empresa parece totalmente contra o teletrabalho; de fato, até mesmo funcionários trabalhando em tempo parcial não são totalmente aceitos. O que preciso são de fatos comprobatórios. Onde posso obter tais informações?”

Ao mesmo tempo em que existem fontes com ‘fatos comprobatórios’, acredito que muitos deles estão realmente sujeitos à interpretação duvidosa. Além disso, a qualidade das pesquisas ou outros métodos de avaliação são algumas vezes, questionáveis.
Mais importante, quando a direção da Empresa não aceita tais fatos, não faz nenhuma diferença mesmo que eles sejam obtidos. O fato de que o trabalho em regime de tempo parcial – que seguramente não é novo, radical ou não comprovado – não é um recurso mais aceito de que o teletrabalho provavelmente este não ‘terá nenhuma chance’. Mesmo que se apresentassem fatos favoráveis, eles encontrariam outras maneiras de se opor ao teletrabalho.
O problema latente é, provavelmente, alguma coisa que tem a ver com o medo da perda de controle e desconfiança dos funcionários por parte dos gerentes.
Para enfrentar esta situação, Gil Gordon aconselha:

Procure apresentar um argumento convincente sobre como o teletrabalho ajudará a empresa, e não os funcionários.

Procure obter a aprovação para que uma ou duas pessoas utilizem o teletrabalho somente uma vez por semana durante um mês. Caso não se possa comprovar esta experiência piloto, então nem todos os fatos do mundo fariam a menor diferença.

(15) E quanto aos grandes ganhos com a produtividade dos Teletrabalhadores – isto é verdade?

Sim e não. Antes de mais nada, deve-se lembrar que o conceito de produtividade é um termo da era industrial que compara o “output” com o “input”; quando o “output” aumenta por unidade de “input”, isto é um aumento de produtividade. Contudo, tal conceito é lamentavelmente inadequado quando aplicado à maioria das atividades realizadas nos escritórios; não há o mesmo tipo de relacionamento de “input”-“output” para pessoal administrativo.

Isto significa que, se as pessoas são realmente coerentes, não têm idéia do que realmente significa produtividade administrativa, na maioria dos casos. Entretanto, ainda se continua a empregar este termo. Freqüentemente, a palavra produtividade tem sido empregada como um dos recursos para avaliar o teletrabalho e, por isso se vê com certa freqüência referências aos ganhos de produtividade obtidos pelos teletrabalhadores numa variação de 15 a 25%.

Enquanto que se acredita firmemente que os programas de teletrabalho bem gerenciados em virtude de vários motivos que realmente conduzem a maior “output” do trabalho – sabe-se que é importante evitar não utilizá-la como medida de avaliação. Por outro lado, é preferível empregar o termo ‘eficácia’ – que já inclui em seu significado todos os aspectos inerentes a atividade do pessoal de escritório pois, além de verificar a quantidade do trabalho executado, leva em conta também, qualidade, habilidade em administrar vários projetos e prioridades, assim como ter as informações em tempo hábil.

Essas quatro medidas são usadas para medir a eficácia de um Programa de Teletrabalho. Realmente um teletrabalho bem gerenciado deve ficar, na pior das hipóteses, no ponto de equilíbrio, ou seja, os teletrabalhadores devem executar a mesma quantidade de trabalho, pelo menos, tão bem quanto realizavam na empresa. Em quase todos os casos verificados, entretanto, seus resultados são significativamente melhores.

O fator crucial ‘produtividade’, é um termo conveniente e bastante usado mas, na realidade, não descreve o que a maioria do pessoal do escritório faz, não importa onde estejam trabalhando. Verifica-se em vários casos, que os teletrabalhadores estão trabalhando mais e executando um trabalho melhor, estão cumprindo seus prazos de forma melhor e são mais capazes de decidir sobre múltiplas prioridades e prazos finais. Chame isto de produtividade, eficácia ou qualquer outra coisa, o que importa são os resultados.

B. Seleção de Pessoal, Cargos e Gerentes

(1) Sou um gerente que está considerando a possibilidade de oferecer teletrabalho ao meu departamento e conheço suficientemente bem meu pessoal para saber quem terá sucesso como um teletrabalhador. Posso somente selecionar as pessoas que desejo e dizer às demais que elas simplesmente não se qualificam?

Ao mesmo tempo que este parece ser um enfoque mais simples, algumas vezes, pode provocar mais problemas do que soluções. Os gerentes, freqüentemente, sabem quais seriam os melhores teletrabalhadores com base nos seus históricos na empresa. Contudo, se você, pelo menos, não tornar ciente a todo o departamento esta opção – lembrando-lhes que somente sua disposição para praticar o Teletrabalho não é suficiente para motivá-los – você se arrisca a ter muitos maus momentos.

Os funcionários desejam ter opções ou, pelo menos, em geral conhecer quais alternativas são viáveis mesmo que não se possa obter o que deseja. Além disso, existem muitos outros fatores no que diz respeito a ser um bom teletrabalhador, além dos hábitos de trabalho e talentos a partir de uma visão do gerente. Preferência pessoal, adequação da casa como um local de trabalho e as situações de cuidado com os dependentes são apenas algumas questões que os teletrabalhadores potenciais precisam levar em conta.

(2) Durante quanto tempo as pessoas praticam o teletrabalho? É um acordo “para sempre”?

Há notadamente poucos dados disponíveis sobre esta pergunta. Parece que o tempo médio de um esquema no regime de teletrabalho é entre seis a dezoito meses; após este tempo, alguma coisa geralmente acontece para levar a pessoa de volta ao escritório. Entretanto, existem muitos teletrabalhadores que já estão neste programa há anos e provavelmente, espera-se que continuem no esquema. Outros praticarão o teletrabalho esporadicamente – trabalhando em casa durante alguns dias por semana em um determinado período de tempo, voltando ao escritório para tempo integral, e depois, voltando ao teletrabalho. A solução é lembrar que o melhor teletrabalho é o teletrabalho flexível – no qual se permite e se estimula que as pessoas trabalhem melhor em seu estilo pessoal, a realizar suas tarefas e as preferências do gerente.

(3) É viável aos próprios gerentes serem teletrabalhadores?

Geralmente, gerentes e supervisores têm sido capazes de trabalhar em casa de vez em quando, na medida que se faz necessário – por exemplo, para terminar um orçamento, para escrever um grande relatório ou trabalhar em algum outro tipo de tarefa que se beneficia do silêncio e de poucas interrupções. Este tipo de teletrabalho específico dos gerentes é provável que continue e eles serão capazes de utilizar em casa a mesma tecnologia que os membros do seu quadro de funcionários utilizarão. Contudo, as tarefas da maioria dos gerentes são muito imprevisíveis para permitir o teletrabalho regular de diversos dias por semana que seus funcionários poderão praticar. Provavelmente, isso irá mudar mas, por enquanto, o teletrabalho para gerentes é, em grande parte, uma exceção.

(4) Se meu gerente pratica o teletrabalho, ele, com maior probabilidade, permitirá que eu também o pratique?

Algumas organizações realmente começam suas experiências em teletrabalho com os gerentes, para lhes dar a sensação de como é, de modo que possam, posteriormente, gerenciar os teletrabalhadores melhor. Além disso, você pode sugerir ao seu gerente que pelos mesmos motivos que ele passa o dia em casa trabalhando (para escapar às interrupções e distrações do escritório) você também deseja fazer o mesmo.

(5) Como posso convencer meu gerente a me deixar praticar o teletrabalho?

Imagine como o teletrabalho pode ajudar seu gerente e sua organização. Por exemplo, ajudará as pessoas a executar mais trabalho e melhor, ajudará a reduzir a necessidade de espaço do escritório, ajudará a atrair e reter pessoal de melhor qualidade, etc. Você deve ‘vender’ os benefícios e mostrar como o teletrabalho pode ajudar a solucionar problemas

Além disso, faça um teste bem modesto – pergunte se você pode trabalhar um dia por semana em casa, durante um mês. Este é um comprometimento de somente quatro dias – não é um grande risco para ninguém mas, freqüentemente, é o suficiente para você começar a superar a resistência inicial.

(6) Como você decide quais são as melhores tarefas para o teletrabalho?

Depende de uma combinação da natureza das tarefas envolvidas e a tecnologia utilizada. Tarefas que são baseadas em informações com uma quantidade mínima de contato pessoal imprevisível, são consideradas com boas perspectivas. Além disso, procure por tarefas que sejam fisicamente portáteis – ou seja, se o teletrabalhador precisa executar a tarefa que pode ser levada para casa numa pasta ou caixa ou pode ser acessada pela linha do telefone.

(7) Quais são as características de um bom teletrabalhador?

Bons funcionários se tornam bons teletrabalhadores. Qualquer pessoa cujo desempenho é medíocre na empresa, provavelmente não será diferente trabalhando à distância. Procure pessoas que já tenham demonstrado habilidade em gerenciar bem seu tempo e suas tarefas, solucionam muitos dos seus próprios problemas e encontram satisfação em concluir seu trabalho sozinho com o mínimo de supervisão direta.

(8) Por que não podemos deixar que as próprias pessoas decidam se serão ou não teletrabalhadores?

É, sem dúvida, importante aos funcionários que querem executar o teletrabalho e, é uma má idéia, forçá-los a praticá-lo. Porém, desejar ser adequado e capaz para fazer são duas coisas diferentes. O melhor enfoque é identificar seus critérios mínimos de seleção e, então, estimular os potenciais teletrabalhadores para que se informem mais sobre as vantagens e desvantagens do teletrabalho.
O objetivo deve ser dar a eles os fatos de que precisam para tomar uma decisão fundamentada, ao invés de se precipitar nesta área pelo fato de serem atraídos pela idéia de evitar o “commuting” trabalhar com roupas formais ou, desfrutar de alguma flexibilidade do teletrabalho. Estes são motivos importantes para quem deseja executar o teletrabalho, mas não deve ser a base da decisão.

(9) Um funcionário deve estar no emprego a algum tempo antes de iniciar o teletrabalho?

Em geral, faz sentido ter algum tempo mínimo na organização e no cargo que ocupa. O tempo no emprego é importante, para que as pessoas possam vivenciar o que acontece, quem faz o que, e, qual é a cultura da organização, e como conseqüência ser capaz de trabalhar mais independentemente, quando está longe do escritório da empresa. O funcionário novo no emprego provavelmente precisará de contato freqüente com o gerente e colegas – e poderia ficar frustrado, estando longe do escritório muito tempo.

C. Gerentes e o Gerenciamento

(1) Prometi a mim mesmo que iria começar o teletrabalho – de qualquer jeito. Quais são as sugestões para convencer meu gerente a me deixar começar?

Você pode executar um trabalho com melhor qualidade, ao praticar o teletrabalho ou mais provavelmente cumprindo prazos finais rígidos? Enfatize tais benefícios para seu gerente que, como a maioria, está lutando atualmente para ‘fazer com menos’.

Ao invés de ‘convencer’, experimente tranqüilamente questionar o gerente relutante sobre porque ele não lhe dá uma chance. Você pode descobrir que a relutância do gerente é fruto de informações errôneas sobre o que é teletrabalho e como funciona.

Faça sua tarefa de casa e mostre alguns exemplos de outros funcionários que estão praticando com sucesso o teletrabalho em sua organização (sim, eles existem mesmo que não seja formalizado). Comente sobre eles e o estimule a falar com o gerente dos teletrabalhadores para obter alguns “insights” sobre os seus resultados. Seu gerente poderia ficar mais receptivo para aquilo que outro gerente tem para dizer.
Faça com que seu gerente te permita, praticar o teletrabalho um dia por semana durante um mês – esta experiência de quatro dias não é um risco grande.

(2) Como a empresa lida com o fato de que algumas pessoas podem executar o teletrabalho e outras não?

Primeiro, esclareça que o teletrabalho não é nada mais do que uma designação diferente de tarefa e não uma prerrogativa ou benefício. A solução é evitar a percepção de que os funcionários têm o direito ao teletrabalho. Além disso, muitas empresas descobriram que oferecer uma variedade de opções de trabalho é uma forma efetiva para evitar tais problemas. Aqueles que não podem executar o teletrabalho poderiam ser capazes de compartilhar tarefas, ou trabalhar em algum outro tipo de programa alternativo ou esquema funcional.

(3) Sou um gerente que está interessado na idéia do teletrabalho, mas não me sinto muito à vontade para tentar gerenciar à distância. O que posso fazer?

Pense sobre os motivos deste seu incômodo. Na maioria dos casos, é porque você está preocupado com o fato de que o teletrabalho poderia funcionar para alguns funcionários, mas não para outros ou que você não se sente seguro sobre como saberá o que as pessoas estão fazendo quando estão trabalhando longe da empresa. Leve em consideração que o teletrabalho não é para todos e, certamente, não é para seus funcionários que não estão satisfazendo as expectativas da empresa.
Quanto ao fato de gerenciar à distância, não é realmente diferente de gerenciar no escritório. Bons gerentes estabelecem metas, monitoram o resultados, dão “feedback” e coordenam todas as demais tarefas gerenciais básicas aos funcionários, não importando onde trabalham.
Um benefício complementar dos gerentes dos teletrabalhadores é que, freqüentemente, descobrem que têm mais tempo para sua própria função, agora que eles estão dispondo de menos tempo na supervisão direta dos teletrabalhadores. Esta é uma grande vantagem nas modernas organizações que têm estruturas horizontais e enxutas.

(4) Meu chefe está me pressionando para que permita que parte de meu pessoal pratique o teletrabalho, mas eu realmente não gosto da idéia. O que devo fazer?

Depende do motivo pelo qual seu chefe deseja que você faça isto – e também porque você está relutante. De um modo geral, os gerentes não devem ser forçados a adotar o teletrabalho mais do que devem ser seus funcionários. Contudo, algumas vezes, os gerentes de níveis mais altos estão ansiosos em experimentar o conceito ou têm motivos para tentá-lo, os quais ainda não foram discutidos.

A melhor solução é lidar do mesmo modo que você lidaria com qualquer outro acerto com seu chefe: tentar entrar numa discussão sobre porque o teletrabalho está sendo sugerido, como o chefe acha que poderia funcionar e quais são suas próprias preocupações sobre ele. Reconheça que seu chefe poderia ter alguns bons motivos que poderiam mudar seu ponto de vista e, talvez, você tenha alguns motivos pelos quais seu chefe deveria voltar atrás. Algumas vezes, entretanto, o fato é que você irá ter que experimentar somente porque assim seu chefe deseja. Neste caso, dê o melhor para ter as melhores chances de sucesso – você ficará surpreso com os bons resultados do programa.

(5) Como o teletrabalho afeta o processo de avaliação de desempenho?

Os gerentes realmente não devem ter nada a fazer de muito diferente ao realizarem avaliações dos teletrabalhadores. A avaliação deveria fazer comparação entre o estimado e o realizado. O que se leva em conta é o resultado ou o cumprimento do prazo – não o número de horas que a pessoa passou no escritório.

Algumas vezes, os gerentes de teletrabalhadores poderiam achar que seu pessoal descobriu formas novas e mais eficientes de executar a tarefa. Se este é o caso, assegure-se de não punir seus teletrabalhadores por serem criativos – contanto que eles cumpram as metas pré-estabelecidas.

(6) O que devo fazer com um teletrabalhador cujo desempenho está deficiente?

Lide com tal pessoa exatamente da mesma forma como lidaria com qualquer outra cujo desempenho é deficiente. Tente analisar o que está provocando o problema, discuta-o abertamente com o funcionário e envolva-o na sua solução. Mais importante – esclareça que o desempenho do teletrabalho dependerá do nível de performance pré-estabelecido.

Enquanto que a maioria as empresas possui políticas e acordos de teletrabalho que proporcionam ao gerente o direito de trazer a pessoa de volta ao escritório se o desempenho cai, este deve ser seu último recurso, não o primeiro. Gerencie este problema de desempenho de forma igual ao que faria com o funcionário de tempo integral na empresa.

(7) Tenho a sensação de que meu teletrabalhador – que é um funcionário fantástico – poderia estar executando algum trabalho para outra empresa utilizando nosso equipamento em sua casa. O que devo fazer?

Esta é uma versão atualizada do antigo problema de “moonlighting” (*3)- realmente, alguém já se referiu a ele como “sunlighting”, porque ocorre durante o dia.

Sua resposta a esta questão precisa ser adequadamente ponderada e você poderia desejar consultar seu departamento de Recursos Humanos para obter auxílio. Primeiro, pergunte-se qual a evidência ou indicação você tem de que o problema existe; se você não estiver convencido e não possui nenhuma prova, poderia ser melhor nem mesmo mencioná-lo. Segundo, verifique para ver qual é a política de sua organização sobre os conhecidos ‘bicos’ ; não é incomum que as pessoas tenham outros empregos fora da empresa, mas, geralmente, existem restrições sobre qual tipo de trabalho executam ou quem é o empregador. Por último, lide com o teletrabalhador como lidaria com qualquer outro funcionário que tem um problema de desempenho; expresse sua preocupação de modo direto e fatual, manifeste sua insatisfação, e, informe ao funcionário sobre as possíveis conseqüências, e só depois discuta com ele.

Provavelmente os problemas de desempenho serão definitivamente solucionados e ficarão solucionados se o funcionário fizer parte da solução. Gerentes que impõem uma solução ou então que administram por ameaça ou por decreto, podem ser atendidos no curto prazo mas, no longo prazo, podem perder o comprometimento do funcionário.

(*3) Moonlighting – “bico”; emprego adicional realizado especialmente à noite.

D. Colegas e Clientes

(1) Como posso ter certeza de que meu programa de teletrabalho não provocará problemas para meus colegas ou clientes externos?

Primeiramente, imagine que tipo de contatos e fluxo de trabalho ocorre entre você e eles – quais informações ou ajuda eles precisam de você, quais perguntas eles esperam que você responda e assim por diante. Então, determine a melhor forma para continuar dando tal apoio até mesmo à distância; por exemplo, substituir o contato pessoal por telefone, fax ou e-mail (correio eletrônico). Assegure-se de que as consultas de seus clientes não cheguem nas mesas de seus colegas que não estão no teletrabalho ou eles ficarão aborrecidos.

Mais importante, tome a iniciativa de avisar aos colegas e clientes sobre seu programa de teletrabalho e o que você estará fazendo para continuar dando apoio a eles. Se você puder assegurar-lhes que não os abandonará simplesmente porque está trabalhando fora da empresa parcialmente, eles não ficarão chateados com você.

(2) Alguns de meus colegas parecem ter inveja pelo fato de que estou no Programa de Teletrabalho – o que posso fazer?

Depende do motivo pelo qual eles estão com inveja – e quanta inveja eles possam ter. Algumas vezes, fazem piadas sobre teletrabalhadores quando eles vão a empresa mas, isto normalmente, não é problema. Contudo, se a piada for de mau gosto e se tornar sarcástica e maldosa, então pode ser um problema. A coisa se complica quando esta situação leva a uma falta de cooperação e apoio.

Você precisa estabelecer – talvez com a ajuda de seu gerente – qual é a causa dos problemas. O que acaba acontecendo e que o pessoal na empresa fica com mais trabalho e ocorrem interrupções quando os teletrabalhadores estão trabalhando fora do escritório. Se este for o caso, compreende-se este clima desagradável pelo fato do Programa de Teletrabalho não ter sido planejado adequadamente.

(3) Meus colegas e clientes relutam em me telefonar quando estou em teletrabalho – dizem que não desejam me telefonar ‘em casa’. O que devo fazer?

Este é um problema comum. Vem da separação tradicional do trabalho e da vida pessoal e estamos condicionados a respeitar a privacidade das pessoas em casa. Embora o teletrabalho signifique trabalhar em casa, o que freqüentemente acontece durante o horário de expediente normal, é que algumas pessoas ainda pensam que telefonemas de negócios feitos para casa são invasões de privacidade.

Converse com seus colegas ou clientes e assegure-lhes o que deseja e, espera que eles telefonem para você quando necessário, do mesmo jeito que fariam se você estivesse na empresa. Este é um dos benefícios de ter uma linha telefônica separada para seu escritório em casa; você pode dizer às pessoas que elas não estarão ligando para um telefone residencial e, portanto, não estarão incomodando os outros membros da família ou seja, invadindo a sua privacidade.

(4) Meus colegas e clientes me telefonam para casa à noite e, algumas vezes, no final de semana – isto está me aborrecendo. O que posso fazer?

Este é o problema oposto e, infelizmente, parece estar aumentando. Tornamos tão fácil entrar em contato com as pessoas – e todos parecem estar tão ansiosos – que é difícil separar entre o horário de trabalho e da vida privada.

Como você lida com este problema depende de quem está telefonando, a urgência do caso, e, quais são as opções. Obviamente, se seu chefe telefonar com um assunto importante à noite, você irá, provavelmente, atendê-lo, ao contrário de que se fosse outra pessoa menos importante. Dois aspectos que devem ser lembrados, não importa quem telefone para você: sempre que você responder a uma ligação, seja por telefone ou pager, e atender o que foi solicitado, você estará estimulando aquele que o chama a reduzir sua privacidade. Se você não expressar insatisfação por aquelas chamadas tarde da noite, aquele que o chama assumirá que realmente ele não está incomodando você. Segundo, se escolher deixar que a pessoa saiba que gostaria que ela parasse, por favor, faça isto objetivamente mas não agressivamente. Você pode assim, tranqüilamente, resolver este caso sem entrar numa discussão, e, nem criar mais problemas além daqueles que você já tem.

(5) Meus colegas parecem não compreender o que realmente faço quando estou em teletrabalho. O que posso fazer para demonstrar a eles que não fico sentando o dia inteiro assistindo televisão?

É uma preocupação comum, não importa o quanto você foi eficiente quando trabalhava na empresa. Na nossa sociedade, estamos acostumados a associar o trabalho com o escritório e relaxamento com estar em casa – assim sendo, a tendência natural é de alguma forma pressupor que os teletrabalhadores não estão realmente trabalhando quando estão em casa.

Você tem diversas opções. Primeira, assegure-se de que seus colegas estejam cientes daquilo que você está realizando. Não exagere na importância do seu trabalho ou aja como uma super estrela mas, também, certifique-se que sua atividade não passe desapercebida. Neste aspecto seu gerente pode ser capaz de ajudá-lo a ficar ‘em cartaz’, e sempre visível.

Segunda, assegure-se de utilizar o telefone, e-mail, fax e outros meios de comunicação disponíveis para ficar em contato com seus colegas, enquanto você está fora. Na ausência de alguma comunicação contínua, eles poderiam supor que você está simplesmente evitando trabalhar.

Terceira, considere convidar um ou mais colegas para visitar seu “home office”. Quando eles virem que você não está descansando no sofá ou trabalhando na banheira e, perceberem que realmente você tem um escritório em casa que funciona, provavelmente, começarão a agir de modo diferente. O importante é que todas as visitas em sua casa precisam ser uma opção sua e, somente, se você se sentir à vontade com elas.

E. A Vida no Lar e a Família

(1) Quando o escritório está dentro da sua casa, como você evita se tornar um “workaholic”?

Somente porque o escritório está mais próximo de você, não significa que você precisa passar mais tempo trabalhando. Um aspecto importante para se estabelecer como teletrabalhador eficaz, é encontrar formas para separar a vida profissional da vida familiar e social. De modo ideal, um local separado da casa – com uma porta que possa ser fechada – é a melhor maneira para fazê-lo. Se você não pode se dar a este luxo, então precisa de algum tipo de separação visual, de modo que possa isolar a área de trabalho do resto de sua casa – talvez, com um biombo que possa atuar como uma porta móvel.

Além disso, ajuda a estabelecer alguns limites de tempo. Muitos teletrabalhadores dizem que não executarão nenhum trabalho por exemplo após, digamos, às 20:00hs. Se tiverem algum idéia tarde da noite ou se lembrarem de que esqueceram de fazer alguma coisa, simplesmente escrevem num pedaço de papel e deixam para resolver na manhã do dia seguinte – tal como se tivesse tal idéia em casa e, tivessem que esperar para ir para a empresa na manhã seguinte.

(2) Meu cônjuge estará em casa quando estou em teletrabalho – é uma boa idéia?

Depende do que acontece entre você e seu cônjuge. Em alguns relacionamentos, ter mais tempo juntos é ótimo; em outros, não. Além disso, depende da qualidade da relação e da definição dos limites e papéis entre as partes quando você está em teletrabalho. Se seu cônjuge espera que você estará disponível para jogar tênis, fazer compras ou realizar as tarefas domésticas porque você está em casa, isto poderia ser um problema.

Em muitos relacionamentos, o teletrabalho é um benefício concreto porque dá ao casal apenas um pouco mais de tempo juntos do que normalmente é possível nos lares atribulados de hoje. Pode ser alguma coisa tão simples como tomar o café da manhã, almoçar juntos, poder fazer um lanche à tarde e sair para dar uma volta – ou dar um intervalo e fazer outras coisas juntos.

É melhor para o casal avaliar o que provavelmente acontecerá quando ambos passam mais tempo em casa. Como com tudo que se tem discutido sobre teletrabalho, o tempo investido em planejamento no início pode evitar muitos problemas mais tarde.

(3) Continuo ouvindo falar de pessoas que engordam muito quando trabalham em casa – isto é realmente verdade?

Acontece, mas não é necessariamente comum. Uma alternativa para ajudar os funcionários a se considerarem aptos para o teletrabalho é estimulá-los a pensar sobre sua própria auto-disciplina e hábitos e decidir por eles mesmos se as idas freqüentes à geladeira poderiam ser um problema. Esta questão da auto-disciplina também envolve outras tentações domésticas – que variam desde aquelas que a maioria das pessoas deseja limitar ou evitar (por exemplo, fumar, beber) àquelas que não prejudicam, mas ainda podem ser problemas se feitas com excesso (por exemplo, a televisão, o equipamento de ginástica, os “hobbies”). O maior risco é utilizar qualquer uma dessas coisas como fugas, quando esta sendo difícil realizar o trabalho. Importante: não foi ainda provado que atacar um pacote de biscoitos aumentará a motivação de qualquer pessoa.

(4) Se estou em teletrabalho, meu cônjuge (que trabalha em casa) e eu compartilharmos o mesmo escritório – é uma boa idéia?

Depende de diversos fatores tais como: o tamanho do escritório, a divisão do mesmo espaço da mesa ou do computador pessoal, a periodicidade das ocasiões em que estarão trabalhando juntos em casa ao mesmo tempo, e, o nível do relacionamento entre ambos. Alguns casais se dão muito bem trabalhando num escritório ao mesmo tempo, e outros não podem ficar nem mesmo a uma distância de 4 a 5 metros um do outro. Todos aqueles costumes chatos (como ficar batendo o lápis na mesa, mascando chiclete etc.), que são incômodos quando seus colegas de trabalho o fazem, serão igualmente incômodos quando o seu parceiro o fizer. Resumindo, a proximidade pode gerar problemas incríveis – ou pode ser uma situação agradável desde que vocês dois pensem nela cuidadosamente desde o início do programa.

(5) Como os teletrabalhadores evitam se sentir em isolamento?

Primeiro, assegure-se de que as pessoas certas foram selecionadas para o teletrabalho. Não é para todos, aqueles que dão muita importância ao contato social na empresa, devem continuar indo trabalhar lá. Contudo, para muitas pessoas, a chance de trabalhar em casa um a três dias por semana (esquema mais comum) é um bom negócio.

Segundo, certifique-se de que os teletrabalhadores comuniquem-se através de recursos como acessos adequados, “voice-mail”, fax, ou e-mail e outros meios disponíveis com a empresa e vice-versa. Não é porque você está trabalhando em casa, que vai perder o contato com a empresa.

(6) Como o teletrabalho pode ser utilizado para cuidar dos dependentes familiares?

Com muita atenção. O teletrabalho não é definitivamente um substituto para cuidar do dependente em tempo integral, especialmente em relação às crianças. Este é um dos grandes mitos do teletrabalho. Contudo, os teletrabalhadores que trabalham meio período e que têm cônjuge ou outra pessoa disponível que cuida das crianças enquanto trabalha, pode muito bem conciliar o teletrabalho com a família. Além disso, o teletrabalho pode ser útil para determinados tipos de cuidado, onde os mais idosos precisam de atenção e de companhia ocasional, mas que a atenção em tempo integral não seja necessária.

(7) Parece haver muita discussão sobre os problemas potenciais de se trabalhar em casa – isolamento, trabalhar muito, comer muito e assim por diante. Pensei que um dos apelos de trabalhar em casa fosse para que as pessoas realmente desfrutassem disto. Não é realmente verdade?

Em grande parte é – principalmente nos casos onde o teletrabalhador tomou uma decisão consciente sobre esta alternativa de trabalho. São muitos os benefícios e melhorias na qualidade de vida – desde o simples fato de poder trabalhar sem ter que se vestir formalmente para ir ao escritório (por exemplo colocar maquiagem, barbear-se, colocar meias de seda, etc.) até o fato de ficar mais relaxado por não ter o “stress” de ter que ir e voltar para o trabalho (“commuting”).

Há também o benefício muito real de ser capaz de ser mais fácil conciliar a vida pessoal com a vida profissional – ou, pelo menos, até o ponto em que o trabalho permita. Isto pode variar desde poder dormir um pouco mais, de estar em casa quando as crianças chegam da escola, até colocar a roupa na máquina de lavar ao invés de deixar a pilha se acumular esperando o fim de semana.
Quando ouvimos os teletrabalhadores de sucesso, temos a sensação de que fariam tudo para proteger seu privilégio de adotar o teletrabalho. Eles valorizam muito, mas não o encaram como uns ‘feriadões’. Realmente, um dos principais motivos pelos quais os teletrabalhadores desfrutam disto é porque eles podem, finalmente, executar o trabalho longe do ruído e das distrações do escritório da empresa.

F. Tecnologia

(1) Qual é o pensamento atual sobre o papel da Internet para o teletrabalho?

A resposta parece mudar diariamente, por causa do crescimento explosivo da Internet. O consenso parece ser que os desenvolvimentos que virão ajudarão a apoiar o teletrabalho e o trabalho à distância de diversas maneiras:

Contatos feitos na Web (documentos, vídeos, áudios) permitem que as equipes das empresas separadas fisicamente compartilhem informações e trabalhem juntas. Grande parte dos recursos técnicos nesta área atualmente ainda não está totalmente disponível, mas tende a ser.

A linguagem Java da Sun Microsystems tornará possível que os teletrabalhadores tenham acesso a uma variedade de aplicativos, não importando qual o modelo de computador pessoal estejam utilizando. O Java está crescendo rapidamente, logo assim que puder procure aplicativos para o Intranet e para o site da Web.

O gargalo das telecomunicações ainda é um grande problema para os Teletrabalhadores. Quanto mais informações existem na Web, mais pessoas estarão tentando acessá-las e, mais lento é o tempo de acesso gerando assim maior frustração. A discussão sobre as vantagens e desvantagens dos ‘canais de suprimento’ das telecomunicações (“telecomunications pipelines”) avançadas tais como ISDN, ADSL e modems a cabo (entre outras coisas), continua a aumentar. Não importa qual seja a opção, ou outras opções que se tornem mais acessíveis, está claro que alguma coisa deve acontecer, de modo que a maioria possa ir para além de 14.4 ou 28.8 kbps que temos agora.

(2) Minha empresa diz que se desejo participar do teletrabalho, tenho que comprar meu próprio computador pessoal. Que tipo devo comprar: “desktop” ou “laptop”?

Não há uma única resposta simples; para isto alguns sugerem alguns pontos que devem ser considerados:

Quanto mais você tiver que se deslocar de um lugar para o outro e quanto mais precisar de um computador não importa onde você esteja, o “laptop” é o equipamento ideal

Dependendo do tipo de trabalho que você executa e do valor que deseja gastar, sua escolha entre o “laptop” e o “desktop” será baseada em parte pelas seguintes variáveis: dimensões do teclado, (tamanho, disposição), tamanho e qualidade do monitor, disponibilidade a unidade de CD-ROM, modem interno ou externo e peso.

Um “laptop” com uma “docking station” poderia ser o melhor dos dois mundos – você terá a portabilidade do “laptop” e o monitor de tela inteira (e outras características) de um “desktop”.
Muito embora sua empresa diga que você deve comprar seu próprio computador, não deixe de levar em consideração a possibilidade de trazer um do escritório. Por exemplo, poderia haver um computador pessoal no escritório que não está sendo muito utilizado e que poderia ter mais uso em sua casa. Ou, poderia haver alguns “laptops” que se encontram disponíveis para uso em regime de empréstimo; se você pratica o teletrabalho apenas alguns dias por semana, poderia pedir um emprestado ao invés de comprá-lo.

(3) Uma vez que realmente confio nos faxes, que tal ter uma máquina de fax em casa?

O custo adicional de ter fax com um modem é mínimo e é um bom investimento. Esta é uma solução adequada na maioria dos casos, embora nem sempre funcione para faxes do tipo “Graphics-Intensive”. O custo de um modelo padrão é baixo, mas, ele funciona bem; o preço têm caído consideravelmente, e se você realmente precisa dele, o seu custo extra não é alto.

(4) Qual é o papel de ISDN no teletrabalho?

ISDN (“Integrated Services Digital Network”) é um tipo de serviço telefônico oferecido pela maioria das empresas telefônicas locais. Tem muitos benefícios, mas o mais importante é a capacidade de transmitir em um canal de voz e em dois canais para dados em alta velocidade (“high-speed data”), ou comunicações de vídeo na fiação de cobre da casa. Isto geralmente significa que não há necessidade de instalar novas linhas telefônicas para dar aos teletrabalhadores linhas separadas de voz e de dados que freqüentemente precisam. O custo do serviço ISDN é geralmente menor do que o valor equivalente ao linhas separadas. Entretanto, o ISDN não está completamente disponível nos Estados Unidos e nem em outros países; assim sendo, os teletrabalhadores e seus chefes nem sempre podem acessá-lo quando dele precisam. Além disso, existem os custos da compra de equipamentos para telefones especiais e para dispositivos necessários para conectar os computadores pessoais nas linhas ISDN. Na realidade, é uma tecnologia que deve ser considerada mas, nem sempre está disponível ou tem um custo razoável.

(5) Qual a utilidade da vídeo-conferência para o teletrabalho?

Tem havido muito interesse e discussão sobre a vídeo-conferência mas, nada de muito concreto ainda. Isto, provavelmente, mudará na medida que hardware e o software para a verdadeira vídeo conferência de desktop torne-se mais amplamente disponível com custos menores e na medida que a sua qualidade melhore. Entretanto, existem dois obstáculos potenciais para grande parte da vídeo conferência para o teletrabalho: primeiro, geralmente exige acesso a um serviço telefônico do tipo ISDN, que ainda não se encontra disponível em todo lugar. Segundo, parte do interesse na vídeo – conferência é mal direcionado, no sentido de que os gerentes desejam utilizá-lo para executar o mesmo tipo de ‘micro-gerenciamento’ que praticam na empresa. O melhor uso do vídeo no teletrabalho é para aplicativos onde há um aspecto visual ou gráfico que não pode ser transmitido somente por voz ou texto ou para interações onde você realmente precisa ver alguém na tela.

(6) Custa muito dinheiro equipar um teletrabalhador?

Isto depende basicamente do tipo de trabalho executado, o número de dias fora do escritório, se o funcionário já tem um computador pessoal e diversos outros fatores. Em geral, os custos são menores do que muito gerentes supõem. Considere que existem custos fixos (por ex. equipamentos, “software”, etc.) e os custos variáveis (por ex. despesas com comunicações).

(7) Qual a viabilidade de estabelecer o teletrabalho num centro de chamadas (“Call Center”)?

Os Centros de Atendimento (“Call Centers”) – centros de pedidos por catálogo, reservas, serviço ao cliente, etc. – estão crescendo vertiginosamente e é uma das áreas de maior crescimento no teletrabalho. A tecnologia necessária para distribuir chamadas para casas ou outros locais remotos está amplamente disponível e, geralmente, depende das características de ACD (“automatic call distributor” – distribuidor automático de chamadas) que encaminha todas as chamadas que entram para os agentes na empresa ou em qualquer outro lugar. Muitos dos fornecedores de ACD já se interessam em atender este mercado.

Enviar a chamada que entra em casa não é o problema, nem é fornecer acesso remoto aos arquivos de clientes ou a outros bancos de dados. Entretanto, o maior desafio pode ser a velocidade de acesso; os agentes no centro físico de chamadas são utilizados para obter resposta muito rápida quando digitam os comandos para obter horários de vôos, preços, etc. Se estiverem trabalhando em casa, poderia haver um tempo de demora que é extrema e suficientemente longo para aborrecer tanto o agente quanto o cliente. Este é o motivo pelo qual é criticamente importante testar estes tempos de resposta à distância – e selecionar os meios corretos de telecomunicações, de modo que estas demoras sejam minimizadas.

(8) Como decidimos quais sistemas ou redes nossos teletrabalhadores precisam acessar?

Deve ser baseado naquilo que precisam e utilizam no escritório. Em geral, você desejará facilitar aos teletrabalhadores fazer a maior parte de sua tarefa à distância como precisam. Se tiverem acesso a três LANs na e empresa mas, a distancia só podem acessar um, isto poderia ser um grande problema – e assim limitar gravemente sua eficácia.

Felizmente, as tecnologias de acesso LAN a distância vêm melhorando constantemente e, as empresas que as fornecem estão trabalhando arduamente para continuar esta tendência.

G. Instalações e o Ambiente do Escritório

(1) Qual é a relação entre teletrabalho e o Projeto do Escritório?

Atualmente, está sendo feito um trabalho extremamente interessante sobre repensar o ambiente e o planejamento do espaço dos escritórios, mesmo para as pessoas que aí permanecem em tempo integral. Para os funcionários em geral se reconhece que nem todos precisam de sua própria mesa ou sala privativa o tempo todo. Conceitos como escritórios ‘não territoriais’ e, ‘endereço livre’ (“free address”) ou “hoteling” estão se tornando bem mais comuns. Os benefícios são claros: melhor utilização do espaço, menores custos e escritórios que são projetados muito mais para trabalho de grupo do que uma mesa individual para um só funcionário. Mudanças como estas devem ser feitas cuidadosamente e precisam ser baseadas na análise cuidadosa das tarefas, fluxo de trabalho, tecnologia e cultura organizacional.

(2) O que está acontecendo com os escritórios satélites (“satellites offices”) e centros de “Telework”?

A forma predominante de teletrabalho atualmente ainda é o tipo de trabalho em casa (home office), embora haja um interesse crescente nos escritórios satélites e outros tipos de instalações para o teletrabalho. Estes centros estão freqüentemente localizados perto do local onde as pessoas moram, funcionam bem para os teletrabalhadores que não podem ou decidem não trabalhar em casa, e podem ser uma forma econômica de tornar disponível certos recursos (como impressoras de alta velocidade ou vídeo-conferência) que não podem ser colocadas na casa do teletrabalhador. Grande parte do uso destes centros ocorreu na Europa, mas também tem havido algumas iniciativas bem sucedidas nos Estados Unidos.

(3) Teletrabalho e escritório virtual são a mesma coisa?

Há um termo cada vez mais usado que diz respeito ao trabalho à distância, assim é difícil defini-lo com exatidão. Teletrabalho tipicamente se refere aos funcionários assalariados que normalmente trabalhariam na empresa mas, que agora passam de um a três dias da semana trabalhando em casa ou em qualquer outro lugar fora do local. Escritório virtual tipicamente se refere aos funcionários que tradicionalmente passam pouco tempo na empresa e que estão, cada vez mais, sendo equipados com tecnologia portátil que os permitem trabalhar em qualquer lugar. Um dos seus melhores exemplos são os representantes de vendas.

(4) Alguma empresa fornece móveis – projetos de “home-office” – para seus teletrabalhadores em casa?

São muito poucas as empresas que prestam serviços na elaboração de projetos, isto porque a maioria dos donos de casa, simplesmente, não desejam que um estranho entre em sua casa para dar sugestões, muito embora isto pudesse ser uma ajuda muito útil. No entanto, cada vez mais as empresas estão começando a fornecer móveis ou, pelo menos, fazer pagamentos à vista para cobrir parte destes custos. Esta é uma tendência recente porque até agora, os principais fabricantes de móveis para escritório não possuíam produtos que fossem projetados especialmente para um “home office” – e que tivessem características ergonômicas e o estilo dos móveis de escritório.

Lembre-se de que muitos teletrabalhadores podem não desejar que a empresa forneça os seus móveis. Poderia não haver espaço suficiente na casa ou o móvel poderia não combinar com a decoração da casa.

(5) Se os teletrabalhadores são os únicos que estão fora do escritório, 1 a 2 dias por semana, onde surgem as economias de espaço na empresa?

Se estão fora durante 1 a 2 dias por semana, e, mantém seu próprio espaço na empresa, não há economia de espaço. Contudo, quando ficarem mais dias em casa durante semanas e/ou estiverem utilizando algum tipo de instalação em grupo, aí, então, começarão as economias.

Se o teletrabalho é implantado devidamente, os teletrabalhadores realmente não precisam do mesmo tipo de espaço no escritório, quando trabalhavam em tempo integral. Devem executar seu trabalho mais intenso quando estão em casa, e usar seu tempo na empresa para fazer reuniões, visitar colegas e clientes, etc. Assim sendo, quando vêm à empresa eles precisam de um local temporário para trabalhar naquele dia, e não um local permanente.

(6) Se o teletrabalho continua crescendo e todos começam a utilizar “laptops”, telefones celulares e toda tecnologia móvel, os escritórios não irão desaparecer totalmente?

Se desaparecerem surpreenderão e chocarão praticamente todas as pessoas. O escritório como conhecemos poderá desaparecer – ou seja, se o definimos como um local onde todos precisam ir para executar seu trabalho. Acho que iremos ter este tipo de escritório ainda por muito tempo – a diferença é que o projeto e o “layout” mudarão. Além disso, veremos cada vez mais escritórios como um dos vários locais disponíveis para trabalhar – não necessariamente o único ou principal local.

(7) O que a empresa deve oferecer aos teletrabalhadores quando estão no escritório? Retiramos o espaço de trabalho individual dos funcionários, mas desejamos assegurar que eles se sintam bem vindos e parte da equipe, quando, ocasionalmente, vêm trabalhar na empresa.

Esta é uma pergunta cada vez mais comum – mas, é um desafio em virtude de uma possível contradição. Quando uma empresa retira o espaço individual dos funcionários, nem sempre é fácil fazer com que eles se sintam bem vindos e parte da equipe. A primeira coisa que você pode fazer é analisar todas as opções para fazer com que seus teletrabalhadores se sintam bem vindos; parte disto é baseado no cenário físico mas, você também deve considerar fatores mais comuns (mas, ainda importantes) como assegurar que recebam sua correspondência, sejam convidados para as reuniões e funções sociais do departamento e da empresa e, continuem sendo tratados de forma igual aos funcionários que permanecem em tempo integral.

O espaço que os teletrabalhadores ocupam durante o tempo no qual ‘dão um pulinho lá’ deve ser motivador e agradável – e não um local público frio e impessoal. Assegure-se de que haja espaço disponível para guardar casacos, maletas e assim por diante, bem como proporcionar acesso às máquinas de refrigerantes, fotocopiadoras, material de escritório, máquinas de fax, etc. Coloque à disposição deles áreas para realizar encontros profissionais e sociais – algumas para um trabalho individual mais privativo, outras para que grupos de duas ou três pessoas conversem e áreas de reunião para pequenos grupos.

Por último, considere todas as coisas que você pode fazer para ajudar a manter estes funcionários se sentindo parte da equipe. Certifique-se de que sejam mantidos informados sobre os acontecimentos da empresa, tenham oportunidades para participar em treinamentos ou projetos especiais, e, sejam convidados a serem membros de comitês ou forças tarefas. Não é pelo fato de estarem longe da empresa que eles devem ficar ‘por fora’ de tudo.

(8) Não acredito que os teletrabalhadores que vêm à empresa, por exemplo, um a três dias por semana, continuarão satisfeitos utilizando algum tipo de espaço divididos com outros ou esquema de “hoteling”. Não se sentirão como cidadãos de segunda classe se não possuírem seu próprio escritório?

A experiência demonstrou que os teletrabalhadores que possuem uma área equipada adequadamente projetada e recursos em casa geralmente não sentem falta de seu próprio espaço personalizado no escritório da empresa. Assumindo que eles estarão em teletrabalho de dois a quatro dias por semana, seu “home office” tende a se tornar seu principal local de seu trabalho – e é onde estão suas pastas, as fotos da família, suas coisas etc.

Além disso, se o teletrabalho foi corretamente programado, seu tempo no escritório da empresa será gasto principalmente nas tarefas interativas ou de grupo (por exemplo, reuniões, revisões, visitas a clientes) que, freqüentemente, ocorrem em algum outro lugar que não seja sua própria área de trabalho. A maioria dos teletrabalhadores simplesmente não passa dias inteiros no escritório da empresa executando tarefas que possam ser feitas tão bem ou melhor em casa.

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