Como administrar sua presença em reuniões

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Sua empresa demanda muita reunião? Isso está acabando com a sua produtividade? Confira as dicas do Anywhere Working, traduzidas, sobre a administração do seu tempo e presença em reuniões.

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Você já se pegou em reuniões sem sentido, achando que o seu tempo poderia ser muito mais produtivo se estivesse trabalhando naquela pilha de tarefas que não pára de chegar no seu e-mail? A professora Annie explica como administrar sua presença nas reuniões.

Reunião chata

“Querida Annie,
minha empresa ama uma boa reunião. Eu me vejo frequentando reuniões sobre reuniões e reuniões sobre o preparo para reuniões. Sinto que meu tempo poderia ser mais bem utilizado se eu fizesse, de fato, meu trabalho. Me ajude, por favor!

Assinado,
Sofredora das Reuniões”

Olá Sofredora das Reuniões,

Você não é a primeira pessoa a se sentir assim. A verdade é que algumas pessoas amam uma boa reunião! Outras, como você, preferem manter um mínimo delas. A lição que tiramos disso é: temos diferentes estilos de trabalhar. Aprenda a ser flexível ao mesmo tempo em que protege sua produtividade.

Aqui segue uma sugestão:

1. Tempo livre de reunião (meeting free time)
Algumas pessoas administram seu tempo com regras restritas – não participando de reuniões antes do meio-dia ou estabelecendo um número limite de reuniões por dia, por exemplo. Outra abordagem é ter um dia livre de reuniões. Veja o que funciona melhor para você!

Apenas seja cautelosa para não causar problemas quando tentarem organizar reuniões com mais de uma pessoa.

2. Seja pró-ativa
Não solte fogo pelas ventas quando receber outra demanda de reunião. Seja pró-ativa garantindo que as reuniões sejam produtivas e não simplesmente uma perda de tempo. Peça uma pauta da reunião. Se ficar claro que sua participação não é necessária, diga. Durante a reunião propriamente dita, traga a conversa de volta para as ações (claras) e pergunte sobre os fechamentos dessas ações, especialmente para serem enviados a todos os participantes logo após a reunião.

3. Crie agrupamentos
Dependendo do assunto das reuniões, sugira um horário semanal de reunião de equipe que obedeça a uma pauta onde todos podem ficar inteirados dos assuntos e ações concordadas. Se possível, desvie outras solicitações de reuniões para estas seções de assuntos mais abrangentes.

4. Peça licença
Não é deseducado deixar uma reunião se você sentir que não tem mais nada a contribuir com ela. Educadamente, pergunte se vão precisar da sua participação para mais alguma coisa e, caso a resposta seja negativa, não sinta-se em pedir licença e deixar a sala.

5. Não saia da sua mesa
Ao invés de correr para o escritório para uma reunião, fique onde está! Com as ferramentas tecnológicas disponíveis você pode participar da reunião virtualmente, não interessa daonde esteja.

Espero que estas dicas te ajudem a ter menos e mais produtivas reuniões!

Atenciosamente,
Annie.

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