Nós temos um arquivo debaixo da escada. É um arquivo grande, de ferro, do tempo em que os documentos eram datilografados em 3 vias, com papel carbono e duas delas arquivadas em pastas suspensas. Agora com a internet tudo isso mudou. Ou não? Bem, só de contas de celular, temos 8 novas folhas por mês, e nem nosso arquivo burocrático tem dado conta do recado (em 3 vias)… E por conta do espaço reduzido – e da tentativa de evitar que o escritório invada sua casa – a papelada acaba sendo uma grande inimiga do home-office. Sem mais delongas, segue abaixo uma lista de prazos de armazenagem, segundo o IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor), a Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito e o Banco Central:

Guarde por 1 ano:
Contratos de seguro (incluindo Seguro Saúde)
Convênios médicos (quando usados para dedução no IR, guarde por 5 anos)
Licenciamento e seguro obrigatório do carro (guardar até ser renovado pelo do ano seguinte)

Guarde por 2 anos:
Carnês (ou até ter em mãos o contrato de compra)
Multas de trânsito

Guarde por 3 anos:
Contrato de aluguel

Guarde por 5 anos:
Pagamento de condomínio
Mensalidades escolares (se usados no IR - senão guarde por 2 anos)
Comprovantes para o IR
Contas de água, luz, telefones (fixo e celular), TV a cabo e gás
Faturas de cartão de crédito
Plano de Saúde
Notas de serviços de profissionais liberais
Contracheques/hollerites (para ex-empregados em empresas)
Recibos de pagamentos de empregados domésticos (jardineiros, babás, diaristas, etc)

Guarde por 6 anos:
IPTU, IPVA e IR

Guarde até o pedido de aposentadoria:
Contracheques/hollerites (para autônomos)
Carnês de INSS (para autônomos)

Outros:
Nota fiscal de produto: durante a vida útil do produto
Consórcios: até a liberação da alienação fiduciária
Prestação de imóveis: até o final do financiamento
Certificado de compra e venda do Detran: até que o veículo seja vendido ou trocado

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Voltar para o Home Sweet Home Office

Algumas dicas bacanas sobre organização que foram publicadas no suplemento “Trabalhar em Casa”, edição especial da revista Casa Cláudia.

1. Disciplina, concentração e organização formam o trio essencial para manter o foco no resultado. Se você consegue se concentrar com música, que tal investir em um aparelho de som?

2. Regra básica: tirou qualquer peça do lugar, coloque-a de volta depois de usá-la. Bagunça é caminho certo para se perder o foco. Por isso, dedique alguns minutos por dia para arrumar os materiais que estão fora do lugar.

3. Procure amenizar as fontes de distração. Coloque perto da mesa todo o material essencial para o trabalho. Assim, evitam-se paradas desnecessárias para procurar um livro perdido em outro cômodo, por exemplo.

4. Um frigobar no home office evita a dispersão. Você vai buscar algo na cozinha, volta pela sala de estar e se senta no sofá para assistir TV. E a idéia inicial era apenas beber água gelada…

5. Emaranhado de fiação aparente sempre compromete o visual. Pense em reservar um espaço para fundos falsos na mesa ou canaletas no rodapé para esconder qualquer indício de bagunça.

6. Deixe claro para família e amigos que sua casa, em certos horários, também é local de trabalho. Interrupções são aceitas apenas em casos urgentes.

Sobre otimização de tempo, a revista traz estas sugestões:

1. Procure determinar um número diário de horas necessárias para cumprir tarefas no prazo estabelecido. Crie uma rotina, seguindo o mesmo horário para começar e terminar o expediente.

2. Certifique-se de qual é o horário de trabalho dos clientes e fornecedores e tente cumprir as tarefas dentro deste limite. Assim, todos se encontram com facilidade para discutir projetos e solucionar qualquer problema.

3. Quando possível, defina um dia da semana para realizar tarefas fora de casa: resolver pendências no banco, marcar reuniões, freqüentar um curso, encontrar colegas, comprar materiais. Evite se isolar do mundo exterior, tão rico para estimular a criatividade.

4. Alguém ligou para tratar de assuntos profissionais muito tarde e não é urgente? Deixe claro que é melhor conversar durante o horário comercial.

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Voltar para o Home Sweet Home-Office

Quem trabalha em um home office deve tomar muito cuidado para que papéis acumulados e objetos inúteis não atrapalhem o fluxo do trabalho e não ultrapassem os limites do escritório, contaminando a “home” com as coisas do “office”. Algumas regras simples e poucos minutos diários podem ajudar a manter o espaço sempre limpo e organizado, aumentando o bem-estar e a produtividade no escritório. Leia o resto deste artigo »

O bom do home office é que você pode gerenciar seu tempo. O chato do home office é que você é obrigado a gerenciar seu tempo, já que ninguém vai organizar e priorizar suas tarefas ou ficar controlando o prazo para a entrega de um projeto. E se você não se cuidar, a pressão causada pela desorganização pode trazer à tona o mal que se esconde atrás de todo escritório em casa: o estresse. Leia o resto deste artigo »

1. Crie uma rotina que obedeça suas horas de maior produtividade

2. Lembre que as coisas costumam levar duas vezes mais tempo e custar 3X mais caras do que o planejado

3. Troque a perfeição pela produtividade

4. Escreva listas para lembrar. E não esqueça de comemorar os itens realizados

5. Não gaste seu tempo em trabalhos que rendem pouco dinheiro

6. Adapte sua rotina à agenda dos seus clientes

7. Não delegue coisas importantes

8. Tenha um bom sistema de “follow up” - seja lembrado pela pessoa certa, na hora certa

9. Mantenha seu escritório limpo, mas não jogue fora seus lembretes visuais

10. Tenha uma lista “plano B” de fornecedores

11. Crie sistemas para gerenciar toda a informação que chega - em papel ou eletrônica