Cada escritório e profissão tem necessidades específicas de almoxarifado e equipamento. Mas alguns objetos são genéricos. Para que a falta de um simples post-it não atrase o seu trabalho, dê uma olhada nesta lista e se abasteça.

- computador
- estabilizador
- impressora
- scanner
- fax
- aparelho de som
- frigobar
- cadeira
- luminária de apoio para bancada
- gaveteiro
- agenda telefônica e diária
- calendário
- cartão de visita
- abridor de carta
- borracha branca
- canetas
- clipes
- cola branca
- durex
- envelope
- papel branco
- ímã
- lápis ou lapiseira
- grampeador
- tachinha
- tesoura
- CD’s
- porta-lápis (servem copos, canecas e taças)
- cabideiro para guardar bolsas e casacos de clientes
- caixas
- cesta de lixo
- fichário
- gaveteiro
- luminária
- relógio
- pastas com divisórias
- porta-recados

Para ter no estoque:

- CDs e DVDs virgens
- Cartucho de tinta de impressora
- Papel para impressão
- Canetas
- Lâmpadas
- Pilhas para calculadora
- Lanterna
- Envelope pardo com plástico bolha interno
- Flanela
- Bloco da anotação
- Caderno
- Post-it

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No suplemento da Casa Claudia especial sobre Home Office, encontrei regras e dicas sobre etiqueta: um assunto raramente discutido, mas muito pertinente quando se vive e trabalha sob um mesmo teto:

1. Quem recebe clientes em casa deve ter cuidado com algumas regras. Bom senso é o primeiro passo. O básico: deixe por perto uma bandeja com jarra de água, copos e guardanapo. Biscoitos ou chocolates artesanais também demonstram atenção ao receber. E uma máquina de café expresso é daqueles supérfluos que fazem a diferença. Por fim, atenção é bom, mas dispense formalidades que inibam a sua visita.

2. Um belo conjunto de café ou chá é sinal de atenção. Siga o seu estilo profissional. Materiais como prata ou porcelana antiga levam um ar sofisticado ao ambiente. Porcelana colorida e pintada a mão dá uma atmosfera jovial.

3. Para reuniões que acontecem muito antes do almoço, pode-se servir o café da manhã completo, com frutas, pães e sucos. No final da tarde, uma boa opção é chá com biscoitos artesanais. No verão, sucos ou saladas de frutas são bem-vindos. Minitrufas e frutas secas combinam com dias frios.

4. Vasos com flores frescas sinalizam um cuidado especial por parte do anfitrião.

5. Cartão de visita impresso em uma empresa especializada demonstra mais cuidado do que os reproduzidos na impressora caseira.

6. Não é porque o escritório está a um pulo da cama que você deve continuar de pijama pelo resto do dia. Como conseguir disposição vestido assim? Procure usar uma roupa confortável, mas apropriada para receber alguém que chega de surpresa. Terno e salto alto são dispensáveis.

7. Animais de estimação, mesmo que sejam mansos, devem ficar afastados das visitas profissionais.

8. As maiores gafes estão relacionadas à displicência: não cumprir o horário marcado para se encontrar com clientes ou fornecedores e falta de organização e limpeza na casa, que podem denunciar descaso com o trabalho. Dedique um dia da semana para fazer faxina geral no escritório ou ateliê.

9. Se não é preciso ter uma equipe de apoio à sua disposição, considere ao menos a idéia de treinar as pessoas da família e mesmo os empregados para atender os clientes. Quando um deles lhe telefona ou bate à porta de sua casa, tem que ser recebido por todos de maneira profissional.

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Algumas dicas bacanas sobre organização que foram publicadas no suplemento “Trabalhar em Casa”, edição especial da revista Casa Cláudia.

1. Disciplina, concentração e organização formam o trio essencial para manter o foco no resultado. Se você consegue se concentrar com música, que tal investir em um aparelho de som?

2. Regra básica: tirou qualquer peça do lugar, coloque-a de volta depois de usá-la. Bagunça é caminho certo para se perder o foco. Por isso, dedique alguns minutos por dia para arrumar os materiais que estão fora do lugar.

3. Procure amenizar as fontes de distração. Coloque perto da mesa todo o material essencial para o trabalho. Assim, evitam-se paradas desnecessárias para procurar um livro perdido em outro cômodo, por exemplo.

4. Um frigobar no home office evita a dispersão. Você vai buscar algo na cozinha, volta pela sala de estar e se senta no sofá para assistir TV. E a idéia inicial era apenas beber água gelada…

5. Emaranhado de fiação aparente sempre compromete o visual. Pense em reservar um espaço para fundos falsos na mesa ou canaletas no rodapé para esconder qualquer indício de bagunça.

6. Deixe claro para família e amigos que sua casa, em certos horários, também é local de trabalho. Interrupções são aceitas apenas em casos urgentes.

Sobre otimização de tempo, a revista traz estas sugestões:

1. Procure determinar um número diário de horas necessárias para cumprir tarefas no prazo estabelecido. Crie uma rotina, seguindo o mesmo horário para começar e terminar o expediente.

2. Certifique-se de qual é o horário de trabalho dos clientes e fornecedores e tente cumprir as tarefas dentro deste limite. Assim, todos se encontram com facilidade para discutir projetos e solucionar qualquer problema.

3. Quando possível, defina um dia da semana para realizar tarefas fora de casa: resolver pendências no banco, marcar reuniões, freqüentar um curso, encontrar colegas, comprar materiais. Evite se isolar do mundo exterior, tão rico para estimular a criatividade.

4. Alguém ligou para tratar de assuntos profissionais muito tarde e não é urgente? Deixe claro que é melhor conversar durante o horário comercial.

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Quem trabalha de casa deve cuidar da sua saúde como se este fosse o maior patrimônio da sua empresa. O menor dos problemas pode significar um absenteísmo, e para quem é autônomo, não trabalhar é fechar automaticamente a torneira do “faz-me-rir”. Seguem algumas dicas de ergonomia que encontrei na Revista Casa Cláudia.

1. Procure variar a postura, pois repetitividade sempre é prejudicial. Se você fica sentado por longas horas, como regra geral, levante a cada 50 minutos e dedique dez minutos para caminhar, ficar de pé, esticar-se… Mas aprenda a ouvir o seu corpo - ele pode reclamar antes desse período. Alterne a posição quando sentir qualquer incômodo.

2. Se há padrões estabelecidos de móveis, o mesmo não acontece com o corpo humano. É raro encontrar modelos que sejam confortáveis para todos os tipos de pessoas. Por isso, algumas adaptações costumam ser necessárias. Quando sentado à mesa de trabalho, quem fica com os pés soltos no ar pode usar um tablado ou caixa como apoio para eles. Para quem é muito alto, o tampo na mesa não permite que as pernas se encaixem com conforto. A solução pode ser usar calços em todos os pés da mesa.

3. Em geral, as mesas são fixas, não havendo a possibilidade de adaptar a altura da bancada ao usuário. Por isso, a cadeira deve ter assento regulável. No mercado, os modelos em que a altura varia de 43 a 53 cm atendem a todas as estaturas. A cadeira deve ser ajustada para que cotovelo, punho e mão fiquem na mesma altura da mesa. Os braços precisam estar relaxados.

4. A profundidade mínima da mesa, para acomodar o computador e o teclado, é de 75 cm.

5. Aconselha-se, como modelo de mesa, aqueles com desenho em C ou L, que adaptam melhor o abdômen. Bordas arredondadas não machucam o corpo e tampos com superfícies opacas são a melhor opção para que a luz não reflita e prejudique a visão.

6. Os braços da cadeira são dispensáveis. Podem ser um apoio extra, mas para o trabalho na mesa não é tão necessário.

7. Evite instalar o home office contra a janela. O reflexo da luz diretamente no computador ou sobre a mesa prejudica qualquer trabalho. A luz precisa ser perpendicular para não haver sombra sobre o papel de quem escreve.

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